Справка доклад о состоянии дел в подразделении

Согласно п. При отсутствии в трудовой книжке записи о приеме на работу работника, принятого на работу к индивидуальному предпринимателю до 6 октября г. Эта книга является бухгалтерским документом, так как в ней учитываются не только бланки, но и средства, затраченные на их приобретение. В любом случае обязательно должны быть указаны индивидуальные реквизиты каждого локального нормативного акта. Перечни документов с указанием сроков хранения используются в качестве основных нормативных документов при определении сроков хранения и отборе на хранение документов, образующихся в деятельности организаций, независимо от формы собственности организации и от того, является ли данная организация источником комплектования какого-либо архивного учреждения.

Имеют место случаи справка доклад о состоянии дел в подразделении списания возвращенных дел. Не соблюдается порядок визирования требований на выдачу документов в читальный зал архива. Не принимаются необходимые меры по минимизации ошибок при подкладке дел, в т. Нуждается в совершенствовании организация работы по проверке наличия и состояния дел, особенно по соблюдению нормативно установленной цикличности ее проведения.

Не завершена работа по организации специальной экспертизы документов Архивного фонда Российской Федерации, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни, для постановки на учет в установленном порядке в Северо-Западной инспекции пробирного надзора Минфина России.

Архив практически не принимает участие в работе по формированию Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации. Нормативно установленные документы на указанный комплекс ведутся не в полном объеме.

На многие годы затянулось получение лицензии на проведение работ, связанных с государственной тайной. В результате до настоящего времени не решена проблема укрытия документов в особый период. Основные и вспомогательные учетные документы, в целом, ведутся в установленном порядке, обеспечивается сбалансированность их показателей. Наряду с централизованным, организован справка доклад о состоянии дел в подразделении дел по архивохранилищам. Ежегодно составляются паспорта архива и архивохранилищ.

Из выявленных недостатков в ведении учетных документов наиболее существенным является отсутствие в РГИА, вопреки требованиям Правил, порядка и схемы учета архивных документов. Нарушается нормативно предусмотренный порядок учета физического состояния дел.

Не организован сводный учет дел, требующих специальной обработки. Не проводится целевая работа по учету физического состояния дел с использованием буквенно-цифровой индексации. Вызывает обеспокоенность сохранность описей РГИА. Результаты проверки их наличия не задокументированы, не ведется учет необнаруженных описей, хотя, по информации сотрудников архива, таковые имеются. Реестр описей не рассматривается как основной учетный документ, в нем отсутствует итоговая запись, подтверждающая паспортное количество описей.

В — гг. Президент Российской Федерации Д.

В строке, предназначенной для подписи лица, ответственного за ведение трудовых книжек, проставляется подпись заполняющего трудовую книжку. Исключения составляют:. Все последующие дополнения и изменения по той же схеме оформляются дополнительными соглашениями к трудовому договору Примеры 2. В случае если документы организации в установленном порядке отнесены к составу Архивного фонда Российской Федерации, соответствующее архивное учреждение оказывает архиву консультативно-методическую помощь в организации его работы. Все акты небходимо хранить в папке, так как при проверке инспекторы обращают на них внимание и их отсутствие будет считаться недочетом, даже если все остальные документы будут в полном порядке.

РГИА располагает полным комплектом обязательных для ведения архивных справочников, часть из которых уже переведена в справка доклад о состоянии дел в подразделении формат и доступна в режиме удаленного доступа, а также значительным числом дополнительных, что в целом обеспечивает возможность эффективного поиска архивных документов и содержащейся в них документной информации.

Из имеющихся в архиве по паспорту на Канцелярии, Сенатского архива, коллекции рукописей и Канцелярии Священного Синода, архива Государственного совета, Канцелярии Государственной думы и др. Ввиду отсутствия квалифицированных специалистов в настоящее время их усовершенствование архивом практически не ведется.

При подготовке к переезду в новое здание все описи РГИА были оцифрованы в виде постраничных образов и в настоящее время их электронная форма широко используется как в структурных подразделениях, так и в читальном зале. В систему каталогов РГИА входят каталог архива и 10 не влитых в него пофондовых ведомственных картотек, преимущественно Министерства императорского двора, созданных еще до революции.

6520060

Приказ о прекращении расторжении трудового договора с работником увольнении форма Т-8 Пример 2. Приказ о прекращении расторжении трудового договора с работниками увольнении форма Т-8а Пример 2. Приказ содержит: фамилию, имя, отчество работника; наименование структурного подразделения; наименование профессии должности ; основание увольнения. Приказ о предоставлении отпуска справка доклад о состоянии дел в подразделении форма Т-6 Пример 2. Приказ о предоставлении отпуска работникам форма Т-6а Пример 2.

После подписания руководителем приказа о предоставлении отпуска работник кадровой службы регистрирует его, после чего одну копию передает в бухгалтерию для начисления отпускных, а вторую - подшивает в личное дело работника. Справка доклад о состоянии дел в подразделении для оформления приказа о предоставлении отпуска может служить график отпусков или заявление работника Пример 2.

Иногда работник просит предоставить ему отпуск без сохранения заработной платы. Для этого необходимо его заявление Пример 2.

Приказ о направлении работника в командировку форма Т-9 Пример 2. Приказ о направлении работников в командировку форма Т-9а Пример 2. Приказ о направлении в командировку применяется для оформления и учета направления работника в командировку и содержит: фамилию, имя, отчество работника, направляемого в командировку; наименование структурного подразделения; наименование профессии должности ; место назначения страна, город, организация ; срок командировки; даты начала и окончания командировки.

При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов и другие условия направления в командировку.

Приказ о поощрении работника форма Т Пример 2. Приказ о поощрении работников форма Та Пример 2. Приказ о поощрении применяется для оформления и учета поощрений в работе. Помимо указанных приказов кадровикам приходится составлять в произвольной форме или создавать для них свои собственные унифицированные формы следующие виды кадровых приказов:. Приказ о совмещении или прекращении совмещения должностей профессий Пример 2.

Приказ о наложении взысканий Пример 2. Приказ о досрочном снятии взыскания Пример 2. Приказ об изменении персональных данных работника Пример 2. Приказ о привлечении к работе в выходные и праздничные дни Пример 2. Приказ об установлении реферат богатство и разнообразие речи снятии надбавок Пример 2. Приказ об изменении режима работы Пример 2. Кадровая служба организации подготавливает и оформляет приказы об изменении анкетно-биографических данных, замещении временно отсутствующих работников ст.

Кадровая служба документирует также аттестацию персонала, сокращение штата и численности, подготавливает документы, связанные с изменением режима рабочего времени: о предоставлении неполного рабочего дня, неполной рабочей недели.

К Основным правилам приложены формы документов, обеспечивающих работу архива. Если же до поступления на работу к индивидуальному предпринимателю до 6 октября г. Все обязательные и факультативные локальные документы могут находиться на хранении в отдельном сейфе в помещении отдела кадров, ввиду того что деятельность отдела требует повышенных мер защиты от проникновения посторонних лиц. Руководитель архива либо лицо, ответственное за архив архивариус , назначаются на должность и освобождаются от должности приказом руководителя организации. Отметим, что организация архивного хранения документов в организации необходима еще и в силу того, что существует ряд контролирующих органов, уполномоченных проводить соответствующие проверки.

Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства, обязан готовить проекты приказов по кадрам, организовывать их визирование соответствующими должностными лицами и подписание руководителем организации. Кадровые приказы должны храниться и регистрироваться отдельно от приказов по основной деятельности.

Кадровое делопроизводство с нуля. Примеры документов и образцы заполнения форм

Документы, сопутствующие изданию приказов. Кроме приказов кадровой службе приходится оформлять сопутствующие документы. Командировочное удостоверение форма Т Пример 2. В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью. После возвращения справка доклад о состоянии дел в подразделении командировки командировочное удостоверение прилагается к финансовому отчету для подтверждения выплаты суточных расходов.

Служебное задание форма Та Пример 2. Данная форма содержит следующие реквизиты: фамилия, имя, отчество лица, направляемого в командировку; наименование структурного подразделения; профессия должность ; место назначения; даты начала и окончания командировки; срок командировки; организация-плательщик; основание командировки; содержание задания цель.

Данный документ может храниться, например, в личном деле работника вместе с копией приказа о направлении в командировку. Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику форма Т используется во внебюджетных организациях для расчета причитающейся работнику заработной платы при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска. Лицевая сторона записки-расчета содержит те же сведения, что и приказ о предоставлении отпуска работнику, заполняется работником кадровой службы и передается в бухгалтерию для произведения расчета и заполнения оборотной стороны указанного документа Пример 2.

Записка-расчет при прекращении расторжении трудового договора с работником увольнении справка доклад о состоянии дел в подразделении Т применяется для расчета компенсации за не предоставленный очередной отпуск работнику при прекращении действия трудового договора. Передается в бухгалтерию для произведения расчета и заполнения оборотной стороны указанного документа 2. Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы форма Т Этот вид срочного трудового договора встречается крайне редко, поэтому даже опытным кадровикам не часто приходилось сталкиваться с формой Т Пример 2.

Документы, служащие основанием для издания приказов: заявления работников об отпуске и увольнении по собственному желаниюакты, в т. Документы, предоставляемые по запросу работника. По запросу работника для предъявления в сторонние организации кадровая служба выдает справки о месте работы, времени работы в организации, занимаемой должности Пример 2. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Кадровая служба ведет переписку о высылке трудовых книжек, которые направляются по почте только на основании запроса работника, восстановлении трудового стажа при выдаче дубликата трудовой книжки, установлении причин отсутствия и местонахождения работника при неявке на работу и т.

Организация имеет возможность выбрать наиболее приемлемый для себя способ регистрации документов. Регистрация кадровых документов может вестись только с использованием журналов, так как в случае возникновения трудового спора компьютерную регистрацию справка доклад о состоянии дел в подразделении или государственная инспекция труда может не признать.

Все регистрационные журналы как и книги учета должны быть защищены от изъятий и вложений: страницы должны быть пронумерованы ручкой не карандашомжурнал должен быть прошит и опечатан, заверен подписью руководителя организациии и ответственного за его ведение лица.

Только в этом случае он может служить доказательством. Журналы и книги по учету кадров ведут для того, чтобы:. Журналы регистрации кадровых документов, которые обязательно должны вестись в организации. Журнал регистрации трудовых договоров Пример 2. Кадровики, кроме того, иногда ведут отдельно журналы диссертации по медицине принятых и уволенных работников Примеры 2.

Журнал регистрации личных карточек Пример 2. Журнал регистрации личных дел работников если они ведутся в организации Пример 2. Журналы регистрации приказов распоряжений. Их количество определяется в зависимости от размеров кадрового документооборота.

Все кадровые приказы могут регистрироваться в одном либо в нескольких журналах вплоть до регистрации в отдельном журнале каждого вида приказов Пример 2. Внутри каждого дела приказы распоряжения располагаются по номерам и датам издания. При большом справка доклад о состоянии дел в подразделении документов в деле свыше листов дела с приказами распоряжениями разбиваются на тома том 1, том 2 и т.

Журнал регистрации актов об отказах от ознакомления с документами, прогулах, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т. Пример 2. Журналы учета на факультативной основе. На факультативной основе ведутся журналы регистрации заявлений работников, докладных и объяснительных записок, связанных с кадровой работой.

Такие журналы облегчают процесс урегулирования споров и разногласий. В любом из этих регистрационных журналов или книг рекомендуется дополнять возрастающий в течение года порядковый номер документа буквенным индексом. Во многих случаях Трудовой кодекс Российской Федерации требует, чтобы работники были предупреждены о наступлении определенных событий не позднее указанного в нем срока.

Поэтому рекомендуется вести картотеку предупреждений бумажную или электронную о следующих событиях: об окончании срока испытания. Согласно ст. Для этого издается приказ о предоставлении ежегодного отпуска, а подпись работника об ознакомлении с ним и будет являться предупреждением.

Организация сама решает, какие журналы ей необходимо вести, исходя из своих особенностей и потребностей. Оформление регистрационного журнала. Прежде чем приступить к изготовлению обложки, нужно решить, как будут расположены страницы журнала - вертикально или горизонтально. Вертикальное расположение подходит для журналов с небольшим количеством граф, а горизонтальное расположение используется, если на странице журнала требуется отразить доклад массаж сердца разных сведений.

Так, у Журнала учета больничных листов может быть вертикальное книжное расположение страниц, поскольку в нем требуется отразить лишь сведения о работнике, номер больничного листа, его срок и название лечебного учреждения. А Журнал регистрации переводов работников лучше сделать в виде альбома, потому что в нем на одной странице нужно зафиксировать прежнее и новое места работы работника, старое и новое наименования его должности.

Для обложки лучше использовать плотную бумагу формата А4. Можно создать унифицированную форму и по ней делать обложки для всех журналов. Форма может быть, например, такой:.

Далее необходимо разделить журнал на графы лучше разграфить сразу все страницы. Чтобы защитить документ от изъятий и вложений, все страницы журнала нумеруют, журнал прошнуровывают и скрепляют печатью. Журнал заверяется подписью руководителя кадровой службы, заместителя генерального директора по работе с персоналом или генерального директора.

Курсовая работа вред куренияДипломная работа по медицине сестринское дело в хирургии
Нестандартные уроки математики рефератКонтактная зона курсовая работа
Методичка как писать курсовую работуОтравление препаратами бытовой химии реферат
Доклад о известных математикахОтчет о практике в ооо

Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них заверяет только руководитель организации. В журнале должно быть указано лицо, ответственное за ведение журнала, и должна стоять его подпись. Подпись можно поместить на обложке лицевой или оборотной сторонеили на последней странице журнала, или на каждой его странице. Если при заполнении журнала была допущена ошибка, исправление в него можно внести одним из следующих способов:.

Справка доклад о состоянии дел в подразделении 6657

Неверная запись аккуратно зачеркивается одной чертой, а ниже, в той же графе, делается правильная запись. Пока в учетном журнале не заполнены все страницы, он хранится у того работника, который его ведет. Когда все страницы журнала будут заполнены, на обложке ставится дата окончания и журнал сдается в архив организации. Архив организации создается для централизованного хранения, комплектования, учета и использования законченных делопроизводством документов, имеющих постоянный или длительный срок хранения.

Ведомственный срок хранения основных документов по личному составу, характеризующих трудовую деятельность граждан, составляет 75 лет. Меры ответственности за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов установлены Уголовным кодексом Российской Федерации и Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях.

В зависимости от объема документов, поступающих на хранение в архив организации, а также задач по обеспечению их сохранности и использованию архив организации может создаваться как самостоятельное структурное подразделение или входить в состав какого-либо подразделения, как правило, в службу документационного обеспечения управления.

Архив возглавляет работник организации, соответствующая должность которого введена в штатное расписание, либо его функции возлагаются на лицо, ответственное за архив, назначаемое распорядительным документом руководителя организации. Руководство организации обеспечивает архив кадрами, необходимым помещением, оборудованным в соответствии с требованиями обеспечения сохранности документов. Согласно штатному расписанию на имеющиеся в архиве должности составляются должностные инструкции, в которых указываются виды работ, выполняемые работником архива, его обязанности и права.

Должностные инструкции согласовываются с юридической службой организации и утверждаются руководителем структурного подразделения, частью которого является архив, либо руководителем организации его заместителем. В своей деятельности архив организации руководствуется законодательством Российской Федерации, законодательными актами по архивному делу, приказами, распорядительными документами вышестоящих организаций, руководства подразделении, правилами и другими нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства России, а также положением об архиве.

Основным нормативно-методическим документом в практической деятельности архива являются Основные правила работы архивов организаций одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля г. Нормы данного документа обязательны для учреждений реферат на тему антропогенные загрязнения организаций, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, для всех остальных организаций и учреждений они носят рекомендательный характер.

К Основным правилам приложены формы документов, обеспечивающих работу архива. Если документы организации отнесены к составу Архивного фонда Российской Федерации, то Положение согласовывается с соответствующим архивным учреждением. При разработке Положения об архиве рекомендуется использовать Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия утверждено приказом Росархива от 18 августа г.

Архив организует свою работу во взаимодействии с другими структурными подразделениями организации. Контроль за деятельностью архива осуществляет руководство организации, как правило, это один из заместителей руководителя организации или руководитель структурного подразделения, в состав которого входит архив.

В случае если документы организации в установленном порядке отнесены к составу Архивного фонда Российской Федерации, соответствующее архивное учреждение оказывает архиву консультативно-методическую помощь в организации его работы. Основными задачами архива организации являются:.

Помимо документов структурных подразделений учреждения и его подведомственных организаций в состав архива могут входить документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных учреждений-предшественников, а также документы постоянного хранения дел по личному составу ликвидированных организаций, непосредственно ему подчиненных. При этом все документы должны быть упорядочены, описаны и учтены. В целях осуществления контроля за состоянием хранения документов и их организацией в делопроизводстве структурных подразделений организации и других организаций - источников комплектования архив проводит проверки не реже одного раза в год, как правило, перед передачей дел в архив.

Руководители организаций или структурных подразделений должны быть заранее поставлены в известность о проведении проверок.

По итогам каждой проверки составляется справка или докладная записка, в которой отражается существующее положение, даются рекомендации о ликвидации недостатков и улучшении работы.

При смене руководителя архива прием-передача документов и подразделении аппарата к ним, а также помещения архива, инвентаря и оборудования производится по акту, справка. Для приема-передачи дел приказом руководителя организации назначается комиссия в составе не менее трех человек.

В состав комиссии включается представитель службы ДОУ. Необходимо проверить также условия хранения документов. Архив совместно с руководителем организации несет ответственность:. Документационное обеспечение деятельности организации представляет собой комплекс работ, связанных, прежде всего, с совершенствованием нормативно-методической базы по организации работы с документами.

В целях эффективной деятельности аппарата управления и рациональной организации документов в делопроизводстве организации составляются инструкции по делопроизводству, перечни документов со сроками хранения, номенклатуры дел. Подготовка дел к архивному хранению начинается еще на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел, когда определяются сроки хранения документов, а также при формировании дел.

Номенклатура дел — это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме. В нее включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки и вопросы деятельности организации. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и доклад свыше 10 лет хранения, а также для учета дел временного до 10 лет включительно хранения.

Основными нормативно-методическими документами, которыми следует руководствоваться при разработке номенклатуры дел, являются:. В Основных правилах работы архивов организаций и Типовой инструкции по делопроизводству изложена методика составления номенклатуры дел; в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, подразделении указанием состоянии хранения указаны сроки хранения документов; в ГОСТ Р 6.

Перечни документов с указанием сроков хранения используются в качестве основных нормативных документов при определении сроков хранения и отборе на хранение документов, образующихся в деятельности организаций, независимо от формы собственности организации и от того, является ли данная организация источником комплектования какого-либо архивного учреждения.

В состав типового перечня включаются документы, образующиеся при документировании однотипных общих для всех управленческих функций, выполняемых организациями независимо от функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности, форм собственности. Так, во всех организациях формируются дела с распорядительными документами, планами, отчетами, документами по личному составу, бухгалтерской документацией и др.

Все эти документы выполняют одинаковые для всех организаций функции и должны иметь одинаковые сроки хранения. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения был утвержден Главархивом СССР в г.

Этот Перечень, как видно из его названия, не отражает наличие в России организаций разных форм собственности и не учитывает возникновение новых видов и разновидностей документов, т. В настоящее время часть I данного Перечня распространяется на документы, созданные до г.

Справка доклад о состоянии дел в подразделении 81868

В г. Ведомственные перечни справка доклад о состоянии дел в подразделении специфические виды документов, свойственные для организаций определенной отрасли например, перечни Центробанка России, Минфина России, Министерства по налогам и сборам Российской Федерации и др. При составлении конкретной номенклатуры дел можно использовать также примерные номенклатуры дел, разработанные федеральными органами исполнительной власти и согласованные с Росархивом: примерную номенклатуру дел для высших учебных заведений разработана Минобразованием Россииприродоохранительных органов Госкомэкологии России, территориальных налоговых органов Российской Федерации, службы занятости и др.

Примерные номенклатуры дел устанавливают примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организации определенной отрасли или учреждений данного ведомства, с указанием сроков их хранения, и носят рекомендательный характер.

С другой стороны, примерные номенклатуры дел являются наглядным методическим пособием для составления конкретной номенклатуры дел, так как они разрабатывались в соответствии с нормативно-методическими документами Росархива по вопросам документационного обеспечения управления.

В номенклатуру дел конкретной организации из примерной номенклатуры дел допускается переносить без изменений предусмотренные ею заголовки дел. В случае необходимости заголовки дел уточняются с учетом специфических функций организации. Сроки хранения дел, предусмотренные примерной номенклатурой дел, переносятся в индивидуальную номенклатуру дел без изменений.

Ответственность за составление номенклатуры дел возлагается на руководителя службы ДОУ организации канцелярию, общий отдел, организационный отдел и т. Пустые строки оставляют в количестве от трех до пяти в конце каждого раздела и заполняют от руки во всех экземплярах действующей номенклатуры Пример 3.

Новые дела получают индексы в порядке валовой нумерации. Конечно, такие изменения нужно вносить в реальном времени: между заведением в подразделении дела и дополнением номенклатуры дел не должны проходить месяцы. Но, как показывает практика, об этом обычно забывают. Номенклатура дел на следующий год составляется эссе мой карьерный рост спбгау последнем квартале текущего года.

Номенклатура дел в конце года: уточнение и переутверждение

Организации, являющиеся источниками комплектования государственных муниципальных архивов, должны быть особенно внимательными и учитывать, что некоторое время займет согласование номенклатуры с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения. Выше мы выяснили, что это согласование следует проводить не реже чем один раз в пять лет.

Таким организациям рекомендуется иметь готовую номенклатуру дел уже к концу ноября, чтобы получить согласованную номенклатуру от архивного учреждения в стандартный тридцатидневный срок как раз к Новому годубыстро утвердить ее в последних числах декабря, раздать подразделениям выписки, после чего со спокойной совестью отправиться на каникулы. Компании, которым не нужно взаимодействовать с государственными архивами, имеют для работы над новой номенклатурой немного больше времени.

Но и им нужно завершить всю работу над ней до наступления праздников, чтобы с первого же рабочего дня нового года дела в подразделениях формировались в соответствии с новой номенклатурой. Если никаких глобальных изменений в структуре и функционале подразделения не произошло и основной состав дел остается прежним, то за основу новой номенклатуры дел можно взять действующую и элементарно удалить из нее аннулированные дела и вписать новые. При этом важно обращать внимание на т.

Переходящими называются заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года. Они должны быть внесены в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом [2]. Например, если компания в г. И если в г. Если в течение справка доклад о состоянии дел в подразделении в штатной структуре организации произойдут изменения и появится новый отдел, то состав его дел должен быть внесен в номенклатуру.

Для этого в конце документа специально оставляют лист с незаполненной формой номенклатуры дел, которую в случае необходимости заполняют от руки. Новое подразделение получает очередной крайний порядковый номер в номенклатуре дел того года, в котором было создано.

Возможно, в номенклатуре дел справка доклад о состоянии дел в подразделении следующий год раздел переместится согласно логике штатной структуры предприятия. Вновь образованный в г. В случае необходимости изменения формулировки вопроса заседания коллегии заместителем Мэра города, руководителем структурного подразделения готовится служебная записка о необходимости и причинах изменения формулировки вопроса, которая согласовывается с Мэром города.

Ответственные за подготовку вопроса на заседание коллегии за 7 дней предоставляют заместителю Мэра - управляющему Делами полностью подготовленные и завизированные документы:. Проекты постановлений и приложения к ним оформляются в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска. Наличие разногласий не является основанием для снятия вопроса с рассмотрения коллегии. Документы, представленные на заседание коллегии, заместитель Мэра - управляющий Делами потенциальные опасности в быту реферат Мэру города за 5 дней до заседания.

Рассмотренные Мэром города материалы предстоящей коллегии передаются в общий отдел, который знакомит ответственных за подготовку вопросов на заседание коллегии с замечаниями и поправками, внесенными Мэром города.

Общий отдел после внесения в проекты постановлений поправок Мэром города если таковые имеются ксерокопирует материалы коллегии для членов коллегии, председателей комитетов по управлению округами, контрольного управления администрации города, юридического управления, прокуратуры и других заинтересованных лиц.

  • Обратите внимание, что в Инструкции по заполнению трудовых книжек не описывается, как конкретно делать данные записи.
  • В противном случае формируется следующий 2-й, 3-й том данного дела.
  • План заседаний утверждается Мэром города.
  • Общее руководство деятельностью архива организации при этом возлагается на ее руководителя, а управление повседневной деятельностью архива — на руководителя самостоятельного структурного подразделения; 2 структурного подразделения в составе службы делопроизводства организации.

За 3 дня до заседания материалы коллегии вручаются для ознакомления членам коллегии и другим заинтересованным лицам контрольное управление администрации города, юридическое управление, прокуратура, комитеты по управлению округами. О времени и месте проведения коллегии члены коллегии оповещаются общим отделом управления Делами.

Список выступающих, список приглашенных с указанием фамилии, имени, отчества, должностиподписанный руководителем структурного подразделения, готовящего вопрос, и сведения об ответственном за явку приглашенных прилагаются к проекту постановления по данному вопросу и передаются в общий отдел управления Делами администрации города. Явку лиц, приглашенных на заседание коллегии по обсуждаемому вопросу, в том числе докладчика и содокладчика, обеспечивают структурные подразделения администрации города, готовящие вопрос на коллегию.

Явка членов коллегии на заседание обеспечивается общим отделом управления Делами администрации города.

Справка доклад о состоянии дел в подразделении 6310

На заседании коллегии постоянно должны присутствовать заместители Мэра города по отраслям, заместители Мэра — председатели комитетов по управлению округами, начальники контрольного управления администрации города, юридического управления, управления экономического развития, финансового департамента администрации города и пресс-службы.

С целью качественной организации работы коллегии руководителям структурных подразделений, готовящих вопросы, необходимо назначать ответственных за:. В первую очередь стоит учесть, что размещение архива не допускается в ветхих строениях, деревянных постройках, зданиях с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями, печным отоплением.

Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы от остальных помещений здания. Не справка доклад о состоянии дел в подразделении размещение архивных документов в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии. Архив организации должен быть расположен в специально построенном или приспособленном для хранения документов здании или отдельном помещении здания.

Помещение должно быть удалено от опасных с точки зрения пожарной безопасности объектов.

Порядок формирования дел - Елена А. Пономарева

К таковым, например, можно отнести бензоколонки, стоянки автомашин, гаражи. Также поблизости от здания помещения архива организации не должно быть объектов, загрязняющих воздух. При выборе здания помещенияподходящего для хранения архивных документов, стоит учесть, что для полноценной работы архива необходимы следующие обособленные помещения:.

Само архивохранилище должно быть по возможности удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений и не должно иметь общих с ними вентиляционных каналов. Оно отделяется от соседних помещений огнеупорными стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов. В помещении архивохранилища исключена прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды.

При планировании места размещения архивохранилища стоит учесть, что для него предпочтительнее помещения с северной ориентацией окон. Немаловажное значение имеет и то, что строительные материалыприменяемые для покрытия стен, полов, потолков, внутренней отделки помещения архивохранилища, не должны собирать пыль, быть ее источником или выделять агрессивные химические вещества.

В помещении архивохранилища должна быть предусмотрена естественная или искусственная вентиляция. Если говорить о системах кондиционирования воздуха, то они должны соответствовать следующим характеристикам:. Справка доклад о состоянии дел в подразделении архивохранилища пункт 2.

В архивохранилище запрещается применение огнянагревательных приборов, размещение посторонних объектов. Окончательное решение о пригодности того или иного здания помещения для архива организации принимается с учетом заключений Государственного пожарного надзора и санэпидемстанции.

DEFAULT1 comments